下载文档
首页 > 管理模式 > 人事 > 组织共用文档管理者可以在「管理模式」的「首页」点击「人事」，接着选择「组织共用文档」，进入到组织共用文档页面。此处为上传给用户（员工）下载的文档。「组织共用文档」功能的核心价值在于 提升信息传递效率 与 减少沟通成本，让组织与用户（员工）可以更快速、更便利地存取所需的文档与知识。此外，透过权限设置与安全管控，管理者可以有效地保护机密数据，同时提供用户（员工）适当的信息。对于正在进行数位化转型或致力于提升知识管理的企业而言，这项功能将能为组织带来更佳的运作效率与核心竞争力。
使用此功能前，必须由组织创建者先订阅 Premium 的「保存空间」方案，才能开启云端空间进行上传附件文件。
对组织的重要性
集中管理，信息一致
组织管理者可以将与公司运作密切相关的文档（如用户（员工）手册、标准作业流程、工作规范等）集中上传至「刷点」平台，并针对不同用户（员工）群组进行权限管理。透过此方式，可有效确保组织内的信息与规范统一，避免用户（员工）取得不同版本而生成误解或作业偏差。
降低沟通成本，强化组织效率
若组织没有完整的文档下载机制，用户（员工）常需要透过口耳相传、邮件附件或即时通信软件找寻文档。这些方法容易导致文档版本混肴或遗漏。若「刷点」提供专门的「组织共用文档」功能，可大幅减少沟通与寻找数据的成本，同时提高整体效率。
信息安全与权限控管
以往若文档在用户（员工）间透过私人管道传递，容易存在被窜改或泄漏的风险。配合「刷点」的权限管理与安全机制，可以更好地保护企业内部机密或敏感文档，同时让相关用户（员工）能顺利且即时地下载所需文档。
数位化转型与知识管理
透过「组织共用文档」功能，可打造一个内部文档库，不论是新进用户（员工）或资深用户（员工）都可以在平台上取得所需数据，形成长期的知识沉淀；这有助于组织在数位化转型过程中，累积核心知识并持续更新。
应用情境与范例
新人训练套件
- 应用场景：新进用户（员工）在入职时，会需要一系列文档，如用户（员工）手册、部门介绍、系统操作说明、保密协定、职场注意事项等。
- 功能运用：管理者可将所有新人必读、必签文件上传至「刷点」，新人只需登录平台并一次性下载或线上阅读，减少依赖纸本传递。
标准作业进程（SOP）与工作指引
- 应用场景：在生产制造、客服处理或项目运行等需依照固定流程作业的部门，用户（员工）需频繁查阅 SOP。
- 功能运用：将最新版本的 SOP 上传到「刷点」，并设置仅限特定部门用户（员工）下载。当流程更新时，只需上传新版文件并发送通知给相关用户（员工）。
各项申请规范
- 应用场景：用户（员工）需要了解设备如何使用、各种工作槼定、工作证明申请流程等。
- 功能运用：在平台上集中管理范本、申请规范文件，用户（员工）可以在需要时下载最新的范本并依照槼定填写申请。
重要通知与公文
- 应用场景：年度报税流程、公会章程修订、公司奖惩制度变更等重要事宜，需要所有用户（员工）准时且正确地收到信息。
- 功能运用：组织管理者可将正式通知或公文 PDF 上传至「刷点」，并针对所有或指定群组成员发通知。用户（员工）皆能直接查看并下载文档做参考。
研讨会、教育训练演示文稿
- 应用场景：公司内部办理培训课程、定期举办研讨会或提供厂商讲义，用户（员工）需要下载演示文稿档或辅助文档以便后续复习。
- 功能运用：在「刷点」上创建特定的“教育训练”文档专区，先上传演示文稿 PPT、PDF 或录影链接，方便学员下载并重复学习。
添加共用文档
首页 > 管理模式 > 人事 > 组织共用文档 > 添加共用文档管理者可以在「管理模式」的「首页」点击「人事」，接着选择「组织共用文档」，然后点击「添加共用文档」，进入到添加共用文档页面。
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功能说明
- 可透过拍照、从图库挑选图片或上传文件的方式，将附件添加到共用文档中。
- 若需上传录制的影片，请以「上传文件」方式进行（限 MP4 或 MOV 格式）。
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文件限制
- 单一文件大小上限：25 MB
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使用前提
- 必须由组织创建者先订阅 Premium 的「保存空间」方案，才能激活云端空间并上传附件文件。
删除下载文档
首页 > 管理模式 > 人事 > 组织共用文档 > 编辑如需删除组织共用文档，请管理者依照以下步骤进行：
- 在「管理模式」首页点击 人事。
- 选择 组织共用文档。
- 点击右上角的 编辑，进入编辑组织共用文档页面。
- 在编辑页面右上方，点击 删除。
🚨 注意！ 删除後将无法复原，请务必谨慎操作！
常见问题与解答
Q1：「组织共用文档」功能主要解决了组织哪些痛点？
A： 「组织共用文档」功能主要解决了组织在信息传递效率、沟通成本、信息一致性与安全性方面的痛点。过去文档传递常透过口耳相传、电子邮件或即时通信软件，容易导致版本混肴、遗漏或寻找困难。透过集中上传、权限管理与安全管控，「组织共用文档」功能可以确保信息统一、降低沟通成本、提升整体效率，同时更好地保护机密数据，避免泄漏或窜改风险。对于正在进行数位化转型的企业而言，这项功能也有助于创建内部知识库，累积组织的核心知识。
Q2：使用「组织共用文档」功能有什麽前提条件？
A： 使用「组织共用文档」功能的前提是，必须由组织创建者先订阅 Premium 的「保存空间」方案。这才能开启云端空间，允许上传附件文件。
Q3：管理者如何进入「组织共用文档」功能页面？
A： 管理者可以在「管理模式」的「首页」中，点击「人事」，接着选择「组织共用文档」，即可进入组织共用文档页面。
Q4：将文档集中上传至「刷点」平台对组织有何好处？
A： 将文档集中上传至「刷点」平台，可以确保组织内的信息与规范统一。管理者可以针对不同用户（员工）群组进行权限管理，避免用户（员工）取得不同版本而生成误解或作业偏差。这种集中管理的方式，有助于提升信息的一致性。
Q5：「组织共用文档」功能如何协助企业进行数位化转型和知识管理？
A： 透过「组织共用文档」功能，企业可以打造一个内部文档库。这让无论是新进用户（员工）或资深用户（员工）都能在平台上快速取得所需的数据，形成长期的知识沉淀。这对于组织在数位化转型过程中累积核心知识、并持续更新非常重要。
Q6：「组织共用文档」功能可以用于哪些具体的应用情境？请举例说明。
A： 「组织共用文档」功能有多种应用情境，例如：新人训练套件： 上传用户（员工）手册、部门介绍、系统操作说明等，方便新进用户（员工）一次性获取所需文档。标准作业进程（SOP）与工作指引： 提供最新版本的 SOP，确保用户（员工）依照固定流程作业。各项申请规范： 集中管理申请范本、申请规范文件，方便用户（员工）下载并依照槼定填写。重要通知与公文： 上传公司重要通知或公文 PDF，确保所有相关人员都能及时收到正确信息。研讨会、教育训练演示文稿： 提供培训课程演示文稿、讲义或录影链接，方便学员下载复习。
Q7：在「添加共用文档」时，可以上传哪些类型的文件？文件大小有限制吗？
A： 在「添加共用文档」时，可以透过拍照、从图库挑选图片或上传文件的方式来添加附件。若需上传录制的影片，需以「上传文件」方式进行，且仅限 MP4 或 MOV 格式。单一文件的大小上限为 25 MB。
Q8：「组织共用文档」功能如何提升组织的信息安全？
A： 「组织共用文档」功能结合「刷点」的权限管理与安全机制，可以更好地保护企业内部机密或敏感文档。与以往透过私人管道传递文档的方式相比，这能降低文档被窜改或泄漏的风险，同时确保相关用户（员工）能顺利且即时地下载所需文档。
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