匯出個人資料(csv)
首頁 > 管理模式 > 人事 > 匯出個人資料(csv)管理者可以在「管理模式」的「首頁」點擊「人事」，即可進入人事管理頁面。管理者可以在此匯出員工個人資料，此功能讓管理者能快速取得所有員工的詳細資訊，便於進行離線管理或建立內部備份檔案。
員工資料格式說明
匯出的檔案為csv格式。檔案中各欄位名稱以英文顯示，對照的中文名稱與說明如下：
| No. | 英文欄位 | 中文欄位 | 說明 | 範例 |
|---|---|---|---|---|
| 1 | User ID | 員工ID | 該使用者 (員工) 的唯一識別 ID 。 | dReHKiseggH3kiOlhnj876fheKle |
| 2 | Employee No. | 人員編號 | 該使用者 (員工) 的人員編號 | 1 |
| 3 | Name | 員工姓名 | 該使用者 (員工) 的姓名。 | 林曉明 |
| 4 | English Name | 英文名稱 | 該使用者 (員工)的英文名稱或綽號。 | Ken |
| 5 | Gender | 性別 | 該使用者 (員工)的性別，Male 為男，Female 為女 | Male |
| 6 | Birthday | 生日 | 該使用者 (員工) 的生日，年-月-日。 | 1987-04-26 |
| 7 | Phone | 手機號碼 | 該使用者 (員工) 的手機號碼。 | 0912345678 |
| 8 | 電子信箱 | 該使用者 (員工) 的電子信箱。 | ttt@gmail.com | |
| 9 | Address | 地址 | 該使用者 (員工) 的地址。 | 台中市南屯區文心路1段1000號 |
| 10 | Department | 群組 | 該使用者 (員工) 的群組。 | 工程部 |
| 11 | Title | 職位 | 該使用者 (員工) 的職位。 | 工程師 |
| 12 | Start Date | 到職日 | 該使用者 (員工) 到職工作的日期。 | 2015-01-02 |
| 13 | Official Start Date | 正式入職 | 該使用者 (員工) 正式聘任的日期，可能與到職日不同。 | 2015-04-02 |
| 14 | Resignation Date | 離職日 | 該使用者 (員工) 出生的日期（格式：西元年/月/日）。 | |
| 15 | Office Phone Ext. | 分機 | 該使用者 (員工) 在公司內部的電話分機號碼。 | 3688 |
| 16 | Emergency Contact 1 | 緊急聯絡人 1 | 第一位緊急聯絡人的姓名、關係與電話。 | 林羽樺 (母子): 0966333567 |
| 17 | Emergency Contact 2 | 緊急聯絡人 2 | 第二位緊急聯絡人的姓名、關係與電話。 | |
| 18 | Tags | 標籤 | 該使用者 (員工) 的標籤。 | 任職10年以上員工 |
打卡紀錄出現亂碼的解決方法
在 Windows 電腦上使用 Excel 打開打卡紀錄 CSV 檔案時，可能會出現亂碼，通常是因為 CSV 檔案的編碼格式與 Excel 預設的編碼格式不一致。預設情況下，Excel 偏好使用 ANSI（例如 Big5）或 UTF-16 編碼，而許多系統或程式匯出的 CSV 通常使用 UTF-8。
方法 1：將 CSV 檔案另存為符合編碼的格式
- 用文字編輯器（例如 Notepad++ 或 VS Code）打開 CSV 檔案。
- 選擇
另存為。 - 在編碼選項中選擇 ANSI（如果是繁體中文環境，建議使用 Big5）或 UTF-8 with BOM。
- 儲存後重新在 Excel 中打開。
方法 2：使用 Excel 的「文字檔導入精靈」
- 開啟 Excel，建立一個空白的工作表。
- 選擇
資料 > 取得資料 > 從文字/CSV（或依版本選擇「匯入文字檔案」）。 - 瀏覽並選擇管理者的 CSV 檔案。
- 在導入過程中，選擇正確的編碼格式（例如 UTF-8 或 Big5）。
- 按完成即可正確匯入資料。
檔案透過手機分享到電腦的方法
在匯出個人資料紀錄時，管理者透過電腦可以更好的進行後續的作業（如合併薪資表），以下提供管理者使用手機匯出到電腦的幾個方法：
方法一：使用雲端儲存空間進行傳輸
管理者可以使用手機將檔案上傳到 Google 雲端、Dropbox 等雲端儲存空間，具體步驟如下 (以 Google 雲端作範例)：
- 到 Play 商店或 App Store 下載 Google 雲端硬碟。
- 開啟 Google 雲端硬碟後進行登入。
- 在刷點管理模式的首頁中，點擊申請紀錄，再點擊匯出加班申請紀錄。
- 在頁面中可以選擇 Google 雲端硬碟，即可儲存在 Google 雲端硬碟中。
方法二：使用通訊軟體進行傳輸
管理者可以使用手機將檔案傳送到 LINE 一人群組或是 Facebook Messenger 等通訊軟體，具體步驟如下 (以 LINE 作範例)：
- 開啟手機中的 LINE 應用程式。
- 在 LINE 的首頁中點擊最上方的加入好友圖示。
- 在加入好友頁面中選擇建立群組。
- 在選擇好友的頁面中，請直接點擊畫面右上角的下一步。
- 輸入群組名稱後，即可點擊右上角的建立，完成一人群組的建立。
- 在刷點管理模式的首頁中，點擊申請紀錄，再點擊匯出加班申請紀錄。
- 在頁面中可以選擇 LINE ，接著選擇剛剛建立的一人群組，即可將檔案儲存在 LINE 中。
常見問題與解答
Q1：匯出個人資料的功能在哪裡？
A： 您可以在「管理模式」的「首頁」，點擊「人事」進入人事管理頁面，即可找到「匯出個人資料(csv)」的功能。
Q2：為什麼打開匯出的 CSV 檔案會出現亂碼？
A： 這通常是因為 CSV 檔案的編碼格式（UTF-8）與 Excel 預設的編碼格式（ANSI 或 Big5）不一致所致。建議使用記事本另存新檔並選擇帶有 BOM 的 UTF-8 格式，或是使用 Excel 的匯入資料功能來解決。
Q3：匯出的檔案是否包含已離職人員？
A： 系統主要針對在職人員進行匯出。若需要已離職人員資料，建議在將員工設為正式離職前先完成匯出作業。
Q4：員工編號是什麼？
A： 員工編號是員工在公司內部的識別編號。
Q5：員工資料中的「正式入職」是指什麼？
A： 「正式入職」是指員工正式被公司聘任的日期，此日期可能與到職日相同或不同。
Q6：「分機」欄位的作用是什麼？
A： 「分機」欄位是用於記錄員工在公司內部聯絡用的電話分機號碼。
Q7：緊急聯絡人資訊包含哪些？
A： 緊急聯絡人資訊包含第一位和第二位緊急聯絡人的姓名與電話號碼，用於緊急事件時聯繫。
Q8：為什麼需要完整填寫所有員工資料欄位？
A： 完整填寫所有欄位資訊是為了確保資料的正確性與有效性，便於公司進行人資管理及在必要時能及時聯繫。
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